Politika privatnosti
Verzija 1.2 — 18. rujna 2026.
2.1 Ukratko (sažetak razumljivim jezikom)
Mens Apta Institut (MAI) poštuje vašu privatnost. Ukratko: vaše osobne podatke prikupljamo samo kada nam se obratite, pretplatite se na naš newsletter, pozovete nas u konzorcij, prijavite se za naše aktivnosti ili sudjelujete u našim istraživanjima. Koristimo ih isključivo u svrhe za koje ste nam ih dali. Ne prodajemo ih. Ne dijelimo ih s nikim tko ih ne treba kako bismo isporučili ono što ste tražili. Imate pravo na uvid, ispravak, brisanje i podnošenje pritužbe zbog načina na koji ih obrađujemo. Ostatak ovog dokumenta objašnjava sve navedeno u detalje.
2.2 Tko smo mi (voditelj obrade)
Voditelj obrade vaših osobnih podataka je:
Udruga Mens Apta Institut (međunarodni naziv: Mens Apta Institute, skraćeno: MAI)
Sjedište: Zagreb, Republika Hrvatska
Adresa: Ulica Josipa Roglića 5, 10 000 Zagreb, Republika Hrvatska
OIB: 09275190812
RNO broj: bit će objavljen po dodjeli.
Registrirano sukladno Zakonu o udrugama Republike Hrvatske pri Registru udruga Republike Hrvatske.
Zastupa: Predsjednik/Predsjednica Udruge.
Kontakt za sva pitanja i zahtjeve u vezi sa zaštitom podataka:
E-adresa: privacy@mensapta.org
Poštom: Udruga Mens Apta Institut, Ulica Josipa Roglića 5, 10 000 Zagreb, Republika Hrvatska
Molimo u predmet upišite “Zahtjev — zaštita podataka” (ili “Privacy request”).
Ako MAI imenuje službenika za zaštitu podataka (DPO), njegovi kontaktni podaci bit će objavljeni ovdje.
2.3 Što ova Politika pokriva
Ova Politika opisuje kako MAI obrađuje osobne podatke:
posjetitelja mrežne stranice mensapta.org;
osoba koje nam se obraćaju e-poštom ili putem kontaktnog obrasca;
osoba koje ispunjavaju obrazac za partnerstvo / konzorcijski upit;
pretplatnika na naš newsletter;
sudionika naših događanja, radionica, edukacija, supervizije, mentorstva i drugih aktivnosti;
sudionika naših istraživanja i evaluacija (uz posebnu informativnu obavijest koja se dostavlja na mjestu prikupljanja podataka za svako istraživanje);
članova Udruge, u skladu s našim Statutom;
ugovornih partnera, dobavljača i predstavnika partnerskih organizacija s kojima korespondiramo;
kandidata na otvorene pozive, natječaje i iskaze interesa.
Kada određena obrada (posebno istraživanje) zahtijeva dodatne ili drukčije informacije, dostavljamo posebnu informativnu obavijest predmetnim ispitanicima. Za obradu koju opisuje, ta obavijest ima prednost pred ovom Politikom.
2.4 Koje osobne podatke obrađujemo, u koju svrhu i po kojoj pravnoj osnovi
Obrađujemo samo osobne podatke koji su nam stvarno potrebni. Tablica u nastavku navodi svaku kategoriju obrade, podatke, svrhu, pravnu osnovu prema članku 6. GDPR-a (i članku 9. gdje je primjenjivo) te razdoblje čuvanja.
A. Posjeti mrežnoj stranici (poslužiteljski dnevnici i analitika bez kolačića)
Podaci — poslužiteljski dnevnici: skraćena IP adresa, vrsta preglednika, vrsta uređaja, operativni sustav, referentni URL, pregledane stranice, vremenske oznake.
Podaci — analitika (Independent Analytics, samostalno hostirano): privremeni dnevni hash posjetitelja izračunat iz IP-a, korisničkog agenta, domene stranice i dnevno rotirajuće soli (sastavnice se odbacuju, a hash se ne može obratno prevesti u vaš identitet), URL stranice, referrer, preglednik, operativni sustav, vrsta uređaja te država/regija izvedena iz IP-a. Ne postavljaju se kolačići, ne pohranjuju se trajni identifikatori, ne provodi se praćenje između različitih stranica. Agregirana statistika čuva se godinu dana.
Svrha: rad i sigurnost mrežne stranice; razumijevanje agregirane uporabe i unaprjeđenje sadržaja.
Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR — legitimni interes za rad sigurne i funkcionalne stranice te razumijevanje agregirane uporabe javno dostupnih informacija (poslužiteljski dnevnici i analitika bez kolačića). Budući da naš pružatelj analitike ne koristi kolačiće ni trajne identifikatore i nakon odbacivanja dnevnog hasha ne obrađuje osobne podatke koji se mogu pripisati identificiranoj ili odredivoj fizičkoj osobi, obveza prethodne privole iz članka 100. Zakona o elektroničkim komunikacijama ne primjenjuje se na ovu obradu.
Razdoblje čuvanja: poslužiteljski dnevnici do 12 mjeseci; agregirani analitički podaci čuvaju se za vrijeme trajanja mrežne stranice u agregiranom, neidentificirajućem obliku.
B. Kontaktni obrazac i izravna e-pošta
Podaci: ime, e-adresa, organizacija (opcionalno), država, tema, sadržaj poruke, eventualni privici.
Svrha: odgovor na vaš upit i vođenje daljnje korespondencije.
Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR — poduzimanje radnji na vaš zahtjev prije sklapanja ugovora, gdje je primjenjivo; članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR — legitimni interes u obradi korespondencije upućene nama.
Razdoblje čuvanja: koliko je potrebno za obradu upita i eventualnog odnosa, te dodatno do 12 mjeseci nakon zatvaranja upita, osim ako se ne primjenjuje duže zakonsko razdoblje (ugovor, evidencija projekta financiranog javnim sredstvima ili pravni zahtjev za čuvanjem).
C. Obrazac za partnerstvo / konzorcijski upit
Podaci: vaše ime i funkcija, koordinirajuća organizacija, država, program, oznaka natječaja, rok, predviđena uloga MAI-ja, opis prijedloga, sastav konzorcija, eventualni privici, kontaktna e-adresa.
Svrha: procjena mogućnosti partnerstva, priprema i slanje pisanog odgovora, izrada pisma namjere ili prijedloga opsega te upravljanje eventualnom suradnjom ili prijedlogom.
Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR — poduzimanje radnji na vaš zahtjev prije sklapanja ugovora (ugovor o partnerstvu); članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR — legitimni interes u razvoju partnerstava i odgovaranju na pozive u konzorcije.
Razdoblje čuvanja: za vrijeme trajanja ciklusa prijedloga i eventualnog projekta, te dalje za razdoblje koje zahtijeva financijer (u pravilu 5 godina nakon završne isplate za projekte financirane sredstvima EU-a), a inače do 36 mjeseci nakon posljednjeg kontakta.
D. Pretplata na newsletter
Podaci: e-adresa; opcionalno ime i organizacija.
Svrha: slanje newslettera (publikacije, otvoreni pozivi, najave događanja).
Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (a) GDPR — vaša izričita privola, dana putem dvostruke potvrde (double opt-in).
Razdoblje čuvanja: do odjave ili povlačenja privole. Odjava se izvršava odmah; tehnički evidencijski zapis (samo e-adresa) čuva se kako vas ne bismo slučajno ponovno kontaktirali.
E. Događanja, radionice, edukacije, supervizija i mentorstvo
Podaci: ime, profesionalna pripadnost i funkcija, e-adresa, informacije relevantne za aktivnost (npr. područje profesionalne prakse), evidencija sudjelovanja te — samo ako ih vi dostavite — prehrambeni zahtjevi i pristupačnost.
Svrha: prijava, provedba, kontakt nakon aktivnosti (materijali, potvrde), procjena kvalitete i izvještavanje.
Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR — izvršenje ugovora o sudjelovanju; članak 6. stavak 1. točka (c) GDPR — usklađenost s pravnim obvezama (računovodstvo, izvještavanje financijerima); članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR — legitimni interes u evaluaciji i izvještavanju o našim aktivnostima. Za posebne kategorije podataka (npr. zdravstveni podaci vezani uz prehranu ili pristupačnost): članak 9. stavak 2. točka (a) GDPR — vaša izričita privola.
Razdoblje čuvanja: prema zahtjevima financijera ili hrvatskog računovodstvenog zakonodavstva (u pravilu 11 godina za računovodstvene isprave prema Zakonu o računovodstvu), a inače do 24 mjeseca nakon aktivnosti.
F. Istraživanja i evaluacije
Podaci: kako je opisano u posebnoj informativnoj obavijesti dostavljenoj svakom sudioniku. Ovisno o istraživanju, može uključivati kontaktne podatke, profesionalne podatke i — ako to zahtijeva metodologija — posebne kategorije podataka poput zdravstvenih podataka.
Svrha: provedba konkretnog istraživanja ili evaluacije.
Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (a) GDPR — vaša izričita privola (zadano); ili, kada je primjenjivo i navedeno u posebnoj obavijesti, članak 6. stavak 1. točka (e) GDPR — zadaća od javnog interesa, uz zaštitne mjere iz članka 89. GDPR za istraživanje. Za posebne kategorije: članak 9. stavak 2. točka (a) GDPR — izričita privola; ili, kada je primjenjivo, članak 9. stavak 2. točka (j) GDPR — znanstveno istraživanje uz odgovarajuće zaštitne mjere.
Razdoblje čuvanja: kako je navedeno u posebnoj informativnoj obavijesti. Kad god metodologija dopušta, podaci se anonimiziraju u najranijoj mogućoj fazi.
G. Članovi Udruge
Podaci: prema zahtjevima Zakona o udrugama i našeg Statuta — ime i prezime, OIB (gdje je potrebno), adresa, kontaktni podaci, datum pristupanja, kategorija članstva (redovni, pridruženi, počasni), a za člana pravnu osobu — odgovarajući identifikacijski podaci pravne osobe i njezinog zastupnika.
Svrha: vođenje obveznog popisa članova i unutarnjeg upravljanja Udrugom.
Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (c) GDPR — usklađenost sa zakonskom obvezom vođenja popisa članova sukladno članku 12. Zakona o udrugama.
Razdoblje čuvanja: za vrijeme trajanja članstva i dodatno razdoblje propisano Zakonom o udrugama i našim internim aktima.
H. Ugovorni partneri, dobavljači i predstavnici partnerskih organizacija
Podaci: ime, funkcija, organizacija, poslovni kontaktni podaci, korespondencija vezana uz ugovor.
Svrha: pregovaranje, sklapanje i izvršavanje ugovora.
Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR — izvršenje ugovora; članak 6. stavak 1. točka (c) GDPR — usklađenost s pravnim obvezama (računovodstvo, porezi); članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR — legitimni interes u vođenju poslovnih odnosa.
Razdoblje čuvanja: za vrijeme trajanja ugovora te dodatno prema hrvatskim računovodstvenim i poreznim propisima (u pravilu 11 godina).
I. Prijave za posao i iskaz interesa
Podaci: kako ih vi dostavite — u pravilu životopis, motivacijsko pismo, reference, portfolio.
Svrha: razmatranje vaše prijave za konkretnu mogućnost za koju ste se prijavili.
Pravna osnova: članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR — poduzimanje radnji na vaš zahtjev prije sklapanja ugovora; članak 6. stavak 1. točka (a) GDPR — vaša privola, kada tražimo da zadržimo vašu prijavu za buduće prilike.
Razdoblje čuvanja: za vrijeme trajanja selekcijskog postupka i do 12 mjeseci nakon toga za neuspješne prijave, osim ako niste dali privolu za duže čuvanje.
2.5 Ne koristimo vaše podatke za automatizirano donošenje odluka
Ne provodimo automatizirano donošenje pojedinačnih odluka, uključujući izradu profila, u smislu članka 22. GDPR-a.
2.6 Ne prodajemo vaše podatke
Ne prodajemo, ne iznajmljujemo i ne razmjenjujemo osobne podatke. Ne koristimo vaše podatke za oglašavanje.
2.7 Primatelji i izvršitelji obrade
Osobne podatke dijelimo samo sa sljedećim kategorijama primatelja i samo u nužnoj mjeri:
Izvršitelji obrade koje angažiramo za rad naše organizacije, temeljem pisanih ugovora o obradi sukladno članku 28. GDPR-a. Na datum donošenja ove Politike, to uključuje:
Hosting mrežne stranice i CDN: [naziv pružatelja, EU/EGP regija].
E-pošta i uredski alati: [naziv pružatelja].
Platforma za newsletter: [naziv pružatelja].
Analitika mrežne stranice: Independent Analytics (samostalno hostirano u WordPress instalaciji na mensapta.org). Independent Analytics je analitički dodatak prijazan privatnosti, bez kolačića, konfiguriran s dnevno rotirajućom solju IP-a i razdobljem čuvanja od jedne godine. Ne postavlja kolačiće, ne pohranjuje sirove IP adrese, ne generira trajne identifikatore i ne prati posjetitelje između različitih stranica. Nikakvi osobni podaci ne prenose se trećestranom pružatelju analitike.
Obrada obrazaca (ako je odvojena od hostinga): [naziv pružatelja].
Računovodstvo: [naziv pružatelja].
Javna tijela i regulatori, kada smo hrvatskim ili europskim propisom obvezni otkriti podatke (npr. poreznoj upravi, Registru udruga ili prema sudskom nalogu).
Konzorcijski partneri i financijeri, samo kada ste u ugovornom odnosu ili se za njega prijavljujete, a razmjena je nužna (npr. za izvještavanje o projektu financiranom sredstvima EU-a). U tom slučaju konkretan projektni ugovor uređuje razmjenu.
Profesionalni savjetnici (odvjetnici, revizori) uz obvezu čuvanja povjerljivosti, kada je to nužno za obranu naših prava ili ispunjenje naših obveza.
Osobne podatke ne dijelimo ni s jednom drugom trećom stranom bez vaše privole.
2.8 Međunarodni prijenosi
Kad god je moguće, koristimo izvršitelje obrade koji podatke pohranjuju i obrađuju unutar Europskog gospodarskog prostora (EGP). Kada izvršitelj obrade prenosi podatke izvan EGP-a, osiguravamo odgovarajuću zaštitnu mjeru iz Poglavlja V. GDPR-a — u pravilu odluku o primjerenosti Europske komisije ili Standardne ugovorne klauzule. Presliku zaštitne mjere za konkretan prijenos možete zatražiti na privacy@mensapta.org.
2.9 Sigurnost
Primjenjujemo tehničke i organizacijske mjere primjerene riziku, uključujući kontrolu pristupa, kriptiranje u prijenosu (HTTPS), kriptiranje u mirovanju gdje ga pružatelj podržava, ograničen pristup po načelu nužde, obveze povjerljivosti zaposlenika te redovitu provjeru sigurnosnog stanja naših izvršitelja obrade.
Ako dođe do povrede osobnih podataka koja će vjerojatno prouzročiti rizik za vaša prava i slobode, obavijestit ćemo Agenciju za zaštitu osobnih podataka (AZOP) u roku od 72 sata sukladno članku 33. GDPR-a te vas izravno obavijestiti kada to zahtijeva članak 34. GDPR-a.
2.10 Vaša prava
Sukladno GDPR-u, u vezi sa svojim osobnim podacima imate sljedeća prava:
Pravo na pristup (članak 15.) — potvrdu obrađujemo li vaše podatke i, ako da, presliku i informacije o obradi.
Pravo na ispravak (članak 16.) — ispravak netočnih i dopunu nepotpunih podataka.
Pravo na brisanje (članak 17.) — brisanje podataka kada je ispunjena jedna od osnova iz članka 17.
Pravo na ograničenje obrade (članak 18.) — u određenim okolnostima tražiti da prestanemo obrađivati vaše podatke, uz njihovo čuvanje.
Pravo na prenosivost podataka (članak 20.) — kada se obrada temelji na privoli ili ugovoru i provodi automatiziranim sredstvima, primiti podatke u strukturiranom, uobičajenom i strojno čitljivom formatu, ili tražiti njihov izravni prijenos drugom voditelju obrade.
Pravo na prigovor (članak 21.) — prigovor na obradu koja se temelji na našem legitimnom interesu, uključujući izradu profila; ako uložite prigovor, prestat ćemo obradu, osim ako dokažemo uvjerljive legitimne razloge koji nadilaze vaše interese, prava i slobode.
Pravo na povlačenje privole (članak 7. stavak 3.) — u svakom trenutku, kada se obrada temelji na privoli, bez utjecaja na zakonitost obrade prije povlačenja.
Pravo da ne budete predmet automatiziranog donošenja odluka (članak 22.) — ne primjenjuje se na nas jer takvu obradu ne provodimo.
Pravo na pritužbu nadzornom tijelu (članak 77.) — u Hrvatskoj:
Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP)
Selska cesta 136, 10000 Zagreb, Republika Hrvatska
E-adresa: azop@azop.hr · Mrežna stranica: azop.hr
Za ostvarivanje bilo kojeg od ovih prava, molimo pišite na privacy@mensapta.org. Odgovorit ćemo u roku od jednog mjeseca od primitka zahtjeva (uz mogućnost produljenja za dodatna dva mjeseca za složene zahtjeve, o čemu ćemo vas obavijestiti unutar prvog mjeseca). Za obradu zahtjeva ne naplaćujemo naknadu, osim ako su očito neosnovani ili pretjerani.
2.11 Djeca
Naša mrežna stranica i usluge namijenjeni su odraslim profesionalcima i institucionalnoj publici. Ne prikupljamo svjesno osobne podatke osoba mlađih od 16 godina. U skladu s našim Statutom, maloljetna osoba s navršenih 14 godina može postati član Udruge samo uz pisanu suglasnost zakonskog zastupnika i bez prava glasa u tijelima Udruge do navršenih 18 godina.
2.12 Izmjene ove Politike
Ovu Politiku možemo povremeno ažurirati kako bismo odrazili promjene propisa, naših aktivnosti obrade ili naših izvršitelja obrade. Datum na vrhu Politike je datum verzije. O bitnim izmjenama obavijestit ćemo vas putem mrežne stranice te, kada je primjereno, komunikacijom s pretplatnicima.